Droit à la vie privée
Droit à la vie privée : nos politiques et pratiques
Regroupement québécois des intervenants en éducation canine (RQIEC) — Dernière mise à jour : 17 août 2026
Le Regroupement québécois des intervenants en éducation canine (le « RQIEC ») a mis en place des politiques et des pratiques encadrant sa gouvernance des renseignements personnels, conformément à l’article 3.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1). Le présent document en résume le contenu en termes simples : qui fait quoi au sein du RQIEC, combien de temps les renseignements sont conservés, comment ils sont protégés, comment déposer une plainte en matière de vie privée et comment nous gérons les incidents de confidentialité.
Les renseignements que nous recueillons par l’entremise du site rqiec.com, les fins de cette collecte et vos droits sont décrits dans un document distinct : notre politique de confidentialité. |
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à l’article 3.1 de la Loi, le RQIEC a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Il veille au respect de la Loi, approuve les présentes politiques et pratiques, traite les demandes d’accès et de rectification ainsi que les plaintes, et tient le registre des incidents de confidentialité.
Raphaël Pépin Président du conseil d’administration et responsable de la protection des renseignements personnels Regroupement québécois des intervenants en éducation canine (RQIEC) Courriel : [email protected] |
2. Rôles et responsabilités au sein du RQIEC
L’accès aux renseignements personnels est réservé aux personnes qui ont qualité pour les connaître dans l’exercice de leurs fonctions (article 20 de la Loi). Les rôles se répartissent ainsi :
Rôle | Responsabilités en matière de renseignements personnels |
|---|---|
Responsable (RPRP) | Supervise l’application de la Loi, approuve les politiques, répond aux demandes d’accès, de rectification et aux plaintes, tient le registre des incidents et autorise les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. |
Conseil d’administration | Adopte les politiques, veille aux ressources nécessaires à leur mise en œuvre et est informé des incidents importants. |
Comité d’admission | Accède aux dossiers de candidature et aux références uniquement pour évaluer les demandes d’adhésion et administrer les examens. |
Comité de discipline ou de traitement des plaintes | Accède aux dossiers de plainte uniquement pour leur traitement, dans le respect de la confidentialité des personnes visées. |
Personnel et bénévoles désignés | Accèdent aux seuls renseignements nécessaires à leurs tâches (communications, soutien aux membres, gestion du site) et s’engagent à la confidentialité. |
Fournisseurs de services | N’utilisent les renseignements que pour les fins prévues au contrat qui les lie au RQIEC et ne peuvent les conserver après la fin de celui-ci. |
Les personnes qui exercent ces rôles sont sensibilisées à leurs obligations lors de leur entrée en fonction et informées de toute mise à jour importante des présentes politiques.
3. Encadrement du cycle de vie des renseignements
Nos pratiques encadrent chaque étape du cycle de vie d’un renseignement personnel :
- Collecte : nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins déterminées, au moyen de formulaires qui indiquent ces fins ;
- Utilisation : les renseignements ne servent qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf consentement ou autorisation légale ;
- Communication : toute communication à un tiers est limitée au nécessaire et encadrée par un contrat ou par la Loi ;
- Conservation : selon les durées prévues à la section 4 ;
- Destruction ou anonymisation : à l’échéance de ces durées, conformément à l’article 23 de la Loi.
Tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information mettant en cause des renseignements personnels fait l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (article 3.3).
4. Conservation et destruction
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou exigée par la loi :
Type de dossier | Durée de conservation |
|---|---|
Dossier de membre | Durée de l’adhésion, plus trois ans |
Dossier de plainte | Cinq ans après la fermeture du dossier |
Candidature non retenue | Deux ans |
Messages reçus par le site | Un an |
Inscription à l’infolettre | Jusqu’au désabonnement |
Au terme de ces périodes, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire — suppression définitive des fichiers et des copies de sauvegarde selon le cycle normal, déchiquetage des documents papier — ou anonymisés de manière irréversible lorsqu’ils sont conservés à des fins statistiques.
5. Mesures de sécurité
Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables — techniques, physiques et organisationnelles — proportionnelles à la sensibilité des renseignements :
- accès limité selon le rôle, avec comptes individuels protégés par mot de passe ;
- connexion chiffrée (HTTPS) sur l’ensemble du site ;
- hébergement du site et de ses données sur des serveurs situés au Québec ;
- sauvegardes régulières et mises à jour de sécurité du site et de ses extensions ;
- retrait des accès dès qu’une personne cesse d’exercer son rôle ;
- engagement de confidentialité des administrateurs, du personnel et des bénévoles.
6. Fournisseurs et communications hors Québec
Lorsque nous confions des renseignements personnels à un fournisseur (hébergement, gestion des membres, envoi de courriels, examens en ligne), un contrat écrit précise les fins autorisées, les mesures de protection attendues et l’interdiction de conserver les renseignements après la fin du mandat.
Avant toute communication de renseignements à l’extérieur du Québec, le RQIEC procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée tenant compte de la sensibilité des renseignements, des fins de leur utilisation et du régime juridique applicable dans l’État concerné, conformément à l’article 17 de la Loi.
7. Traitement des plaintes en matière de vie privée
Cette procédure vise les plaintes concernant le traitement des renseignements personnels par le RQIEC. Elle est distincte du processus de plainte visant la conduite d’un intervenant membre, décrit dans la section « Protection du public ».
- Dépôt : transmettez votre plainte par courriel au RPRP, en décrivant la situation et, si possible, les renseignements en cause.
- Accusé de réception : nous confirmons la réception de votre plainte dans les meilleurs délais et vous indiquons la personne qui en assure le suivi.
- Examen : le RPRP examine la plainte de façon impartiale et peut vous demander des précisions ou une preuve d’identité. Si la plainte le vise personnellement, le conseil d’administration désigne une autre personne pour l’examiner.
- Réponse : nous vous transmettons une réponse écrite motivée dans un délai de 30 jours, avec les mesures correctives retenues s’il y a lieu.
- Recours : si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca, 418 528-7741 ou 1 888 528-7741).
Les plaintes reçues sont consignées afin de dégager les correctifs à apporter à nos pratiques.
8. Gestion des incidents de confidentialité
Un incident de confidentialité est un accès, une utilisation ou une communication non autorisés à des renseignements personnels, ou encore leur perte. Notre procédure prévoit :
- Signalement immédiat au RPRP par toute personne qui constate ou soupçonne un incident ;
- Mesures pour limiter les conséquences : suspension des accès, correction de la faille, récupération ou suppression des renseignements ;
- Évaluation du risque de préjudice sérieux, en tenant compte de la sensibilité des renseignements, des conséquences appréhendées et de la probabilité d’une utilisation préjudiciable ;
- Avis aux personnes concernées et à la Commission d’accès à l’information lorsque le risque de préjudice sérieux est présent ;
- Inscription au registre des incidents, tenu par le RPRP et communiqué à la Commission sur demande ;
- Mesures préventives pour éviter qu’un incident semblable se reproduise.
9. Révision de nos politiques et pratiques
Les présentes politiques et pratiques sont révisées périodiquement, et à l’occasion de tout changement important de nos activités, de nos outils technologiques ou du cadre légal. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour.
